Durante mucho tiempo, firmar un documento significaba imprimir, rubricar, firmar y, en determinados casos, certificar presencialmente la firma. El papel era el soporte natural de la contratación y la firma manuscrita el principal mecanismo de identificación del firmante y de manifestación de su voluntad. 

Hoy en día, se puede celebrar un contrato entre personas que nunca se encuentran físicamente, a través de una plataforma digital, y firmarlo en pocos minutos, haciendo que el papel pueda desaparecer por completo. Esta transformación no ha eliminado la necesidad de una firma. Ha cambiado, más bien, la forma en que el Derecho garantiza su autenticidad, la identificación del firmante y la integridad del documento. 

El marco europeo se basa en el Reglamento (UE) n.º 910/2014, conocido como Reglamento eIDAS, modificado mientras tanto por el Reglamento (UE) 2024/1183, que establece el marco europeo aplicable a la identificación electrónica y a los servicios de confianza. En Portugal, el régimen se complementa con el Decreto-Ley n.º 12/2021, que asegura la ejecución de dicho Reglamento en el ordenamiento jurídico interno.

Una de las principales particularidades de este régimen es precisamente la distinción entre diferentes niveles de firma. La firma electrónica corresponde al concepto más amplio y puede adoptar formas relativamente simples. La firma electrónica avanzada exige garantías adicionales, concretamente la posibilidad de identificar al firmante, el control por parte de este de los medios utilizados para crear la firma y la posibilidad de detectar modificaciones posteriores en el documento. En el nivel más alto se encuentra la firma electrónica cualificada: una firma electrónica avanzada creada mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas y basada en un certificado cualificado.

Esta distinción tiene consecuencias jurídicas. El artículo 25 del eIDAS establece que no se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser electrónica o de no cumplir los requisitos de la firma electrónica cualificada. Pero también establece que una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.

Así, la cuestión ha dejado de ser simplemente saber si un documento fue “firmado digitalmente”. Es necesario comprender qué modalidad de firma se utilizó, qué garantías ofrece y cuáles son los efectos jurídicos que tiene asociados.

El Decreto-Ley n.º 12/2021 establece normas específicas respecto a la forma y fuerza probatoria de los documentos electrónicos. En particular, la aposición de una firma electrónica cualificada equivale a la firma autógrafa de los documentos escritos en papel y crea presunciones respecto a la identidad del firmante o la existencia de poderes de representación, la intención de firmar y la integridad del documento.

Esto no significa, sin embargo, que las demás firmas electrónicas carezcan de relevancia jurídica. Salvo disposición especial, el valor probatorio de los documentos electrónicos no asociados a servicios de confianza cualificados se evalúa conforme a las reglas generales del Derecho. En la práctica, la elección del mecanismo de firma debe, por tanto, atender no solo a la conveniencia o facilidad de uso, sino también al nivel de seguridad jurídica exigido por el negocio.

No obstante, conviene advertir que la posibilidad de firmar electrónicamente no significa que cualquier acto pueda realizarse a través de cualquier mecanismo digital. El eIDAS no perjudica las normas nacionales relativas a la celebración y validez de los contratos ni las exigencias específicas respecto a su forma. Así, la pregunta “¿podemos firmar electrónicamente?” debe ir acompañada de una segunda: “¿Qué formalidad exige la ley para este acto concreto?”.

La firma electrónica tampoco resuelve, por sí sola, las cuestiones relativas a los poderes de representación. Una firma puede ser técnicamente válida y seguir siendo necesario verificar si el firmante tenía poderes para obligar a la persona o sociedad en cuestión.

La evolución de la firma electrónica representa, por tanto, más que la sustitución del bolígrafo por un clic. En el papel, la confianza estaba asociada a la firma manuscrita y al propio soporte físico. En el entorno digital, esa confianza resulta de una combinación de identidad, certificados, mecanismos de autenticación, integridad de los documentos y servicios de confianza jurídicamente reconocidos.

Es posible que el documento ya no presente una firma con el aspecto tradicional. Pero la tecnología permite hoy demostrar, con diferentes niveles de seguridad, quién firmó, en qué condiciones y si el documento fue modificado posteriormente.

La verdadera transformación reside, así, en la transición de una confianza basada principalmente en el papel a una confianza basada en la identidad digital y en la integridad de la información. La desmaterialización de los documentos no ha significado, al fin y al cabo, la desmaterialización de la confianza. A medida que el papel ha ido perdiendo centralidad, el Derecho ha desarrollado nuevos mecanismos para asegurar aquello que la firma siempre ha pretendido garantizar: la autoría, la manifestación de voluntad y la integridad de la declaración.

El formato de la firma ha cambiado. Su función jurídica permanece.